番茄鐘工作法︰專注 25 分鐘令工作效率大大提升

番茄鐘工作法︰專注 25 分鐘令工作效率大大提升

現代人在一天接收大量資訊,很多時這些接收資訊的同時會令工作中斷,這些訊息包括電子郵件、短訊、社交平台的通知及即時通訊軟件。因為人總是禁不住好奇心,接收到訊息的同時總要看一看。

很多時正在專注於工作時,受到這些訊息中斷工作後,是需要一段的時間才能夠重新投入工作,更嚴重的是未完全投入工作前,又收到下一個訊息通知,整天進入工作、打斷、重新工作、又再打斷的循環,令工作效率低下,2 小時內可已完成的工作,可能要拖到一整天能才完成。

 

番茄鐘工作法是什麼?

番茄鐘工作法是一種計算工作時間的一種方法,一個番茄鐘時間為 30 分鐘,包括 25 分鐘的工作和 5 分鐘的休息。

番茄鐘工作法的原則是令使用者在 25 分鐘的工作時間內專注做好一件事情,這件事情可以是看書、寫報告、思考、寫文章、所有事情也可以,然後在 5 分鐘的休息時間內盡情放鬆一下,可以上個洗手間、看看訊息、玩玩遊戲也可以。

在開始前先決定好要完成的工作,可以在紙上或使用應用程式列出所有工作,然後開始計時並開始工作,工作完成後將工作從紙上或應用程式上劃掉。

也因為番茄鐘工作法需要高度專注,所以在開始前要將所有會打擾自己的訊息通知全部關掉。

當完成 4 個番茄鐘時間後(30 分鐘 x 4),就休息一個番茄鐘時間(30 分鐘),然後才進行下一次的番茄鐘工作法。

 

番茄鐘 3 大原則

如要好好利用番茄鐘工作法提升工作效率,必需嚴格遵守以下 3 大規則。

 

1. 先製定好計劃

不要在認識流程後便急著按下計時按鈕開始工作,如沒有一個周詳的計劃,只是簡單地將以前的工作切分以 25 分鐘為單位,這樣做,不會大大地提升你的工作效率,而且看不到明顯效果後,很快會打回原形。

最好的做法是根據 PDCA(Plan > Do > Check > Action),亦即是「計劃」、「實行」、「回顧」和「改進」的方式去不斷改善自己的工作效率,這個循環是根據今天的工作效率去改善明天的工作效率,達到每日都進步多一些的目的。

最簡單的做法是,在試算表上列出需要完成的工作,並依據重要度和緊急度來排列你的工作清單,也在工作清單旁邊寫上每一項預計所需的蕃茄鐘單位(25 分鐘為一單位)。在每天上班時,抽出需要在當天完成的工作列表,然後使用蕃茄鐘工作法把它們逐一完成,完成一項工作後,在旁邊寫上實際如所需的番茄鐘單位,在下班前把完成今天完成的工作回顧一次,想出有哪些地方可以再改進,然後緊記在明天的不要再犯上相同的錯誤。

不過有一點需要注意的是, 8 小時的上班工作,排除掉開會、吃飯、向上司報告等等的時間,其實在 8 小時中,真正工作時間實在不多。

 

2. 不要暫停和超時太多

蕃茄鐘工作法沒有暫停這一個設定,開始計時後,便要全神貫注地集中在 25 分鐘的工作單位中,如果突然有緊急事需要處理,並需要離開現正進行的工作,那就取消現在進行的蕃茄鐘,待緊急事情處理完畢後再重新開始一個新的蕃茄鐘。

另外,盡量也不要超時太多,假如有一項工作需要 27 分鐘才能夠完成,那延長一兩分鐘是沒有什麼問題的,不過如果該項工作超時 3 分鐘或以上,最好的方法是留待下一個蕃茄鐘才完成,因為休息是保持工作效率其中一個最重要的項目。

 

3. 休息非常重要

為什麼蕃茄鐘工作法中需要加入休息時間?是因為休息可以令腦部放鬆一下,在休息時也可以令腦部更有效地吸收剛才的工作內容,有一句諺語很適合說明休息的好處:「休息是為了走更遠的路!」。

在連續完成了數個蕃茄鐘的工作後,休息一段長時間(30 分鐘),會令之後的工作保持高效率。

 

簡易番茄鐘工作流程

假如你是 Tom,Tom 在早上工作開始前,在試算表上列出今天的工作事項,依重要度排序,愈重要的工作愈前,將所有工作整理為一個列表(To Do List)。

然後關掉所有訊息通知,按照列表上的次序進行番茄鐘工作法,完成一項工作後就將列表上的事項劃掉,並記錄下所需蕃茄鐘單位(25 分鐘為一單位)。

要緊記,在休息時才可以看訊息通知及與其他人聊聊天,工作時要專注。

在每天結束時,將工作列表(To Do List)收好,並且即時檢討今天做得不夠好的地方,令明天進步多一些。

 

工具

https://pomotodo.com/

很好用的一款番茄鐘工作工具,擁有很多除了計時以外的額外功能,也能夠支援各種不同的平台,有免費和付費 2 種模式。

 

結語

現在是資訊過多的時代,每個人的專注力也只有很短的時間,不過可以通過不同的方法在提高專注力,只要專注提升了,工作效率也會自然提升,如果你認為自己的工作效率不及其他人,那就趕快試試看番茄鐘工作法吧!

 

相關文章︰

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。