有沒有發現很多電子郵件下款都是使用 Best wishes 或 All the best？這 2 個電子郵件下款是最常用的，在大部份情況下也適用，無論與新客戶、上司、下屬或朋友都通通適用，但適用是否代表你有足夠誠意或感情？當然不是，所有 Email 都使用相同下款只會令人覺得你在交行貨，沒有什麼誠意或感情在電子郵件中，所以與不同關係的人使用不同的電子郵件下款會比較好。
以下的排名由最正式 (Formal) 到最親近 (Warm)︰
1. Respectfully
Respectfully 是非常客氣和正式的說法，多用於代表公司對公司的商業書信往來或政府部門間的電子郵件往來，而當中大家只有工作的關係，不帶一點親密的關係。Respectfully 過於正式，不建議一般使用，除非你是代表機構去聯繫其他公司。
2. Yours faithfully / Yours sincerely
Yours faithfully 與 Yours sincerely 是同級的，2 者都是在正式場合當中使用的，但當中的分別在於你知不知道對方的姓氏，Yours faithfully 在你不知道對方姓氏時使用，而 Yours sincerely 是你已經知道對方姓氏時使用，千萬不要弄錯了，在這些細微位置出錯，會破壞了整封電子郵件的，對方也可能會認為你沒有誠意。
3. Regards
Regards 比起 Yours faithfully 和 Yours sincerely 比較沒有那麼正式，但一般書信往來是最常見到的，幾乎適合在所有場合中使用，用於商業和朋友間的通訊一樣可以。
最好在已經接獨過對方後才使用，第一次通訊還是使用 Yours faithfully 與 Yours sincerely 較好。
而當中 Regards 的變化有以下這些︰
- Best regards 最高的問候
- Kindest regards 最親切的問候
- Warmest Regards 最溫暖的問候
- Kind regards 親切的問候
- Warm regards 溫暖的問候
4. Best wishes / All the best / Best
另一個較常見的是 Best wishes、All the best 和 Best，但這些下款比起 Regards 再隨便一些，在已經熟悉對方時使用是不錯的，但不太建議在非常正式的商業通訊埸合上使用，而且要注意電子郵件的內容和語氣來配合使用，例如在電子郵件內說出對方好消息時當然沒有問題，但說出壞消息時再配上 Best wishes、All the best 或 Best，對方會怎麼想？
5. Cheers
Cheers 有「乾杯」的意思，大多數是和朋友間通訊或說出一個非常好的消息時使用，使用 Cheers 時記得內容和語氣都是有一種歡愉感才使用，建議不要用於正式商業電子郵件內，發放好消息的電子郵件最好只去到直屬上司的層級，再上就要改做比較正式的下款。
6. Ciao / Talk soon
Ciao 和 Talk soon 只好用於親密朋友間的通訊內，永遠不要用於正式商業電子郵件內，Ciao 有「再見」的意思，而 Talk soon 則是「再談」的意思。
7. Love
親密朋友間通訊也不要使用，這個下款太過肉麻和敏感了，要謹慎選擇對象才好使用，記著電子郵件傳送出去後就不能再收回，要再三檢查對象是否正確才使用！
避免使用的下款
還有一些下款是避免使用的，因為英國和美國文化有點不同，而你不清楚對方的情況下使用可能會出問題。
1. Cordially
Cordially 在英國是非常正式的下款，但在美國又會變成不太正式的下款，所以盡量少使用。
2. Yours truly
Yours truly 是相反，在美國是非常正式的下款，在英國是比較隨便的下款。
結語
在不同場合使用不同的電子郵件下款會對方覺得你更有誠意，但如果在現有場合不清楚應該選擇那一個下款好，那我會建議你選擇最平庸的 Regards，雖然平庸但降低了出錯的機會。
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