10 個提升工作效率的技巧

提升工作效率的技巧

不少在職人士也在為工作效率而煩惱,為什麼其他人用相同的時間可以完成更多的工作,而且完成得更好,更討厭的是其他同事無需要加班,可以在辨工時間內完成所有工作,為什麼他們的工作效率如此高?

 

依緊急度和重要度排列工作

有很多人不會將工作依重要度來排列,很多時上司指派工作後就依先進先出的順序來做,但是這樣會樣很多不重要的工作霸佔了大量時間,令重要的工作卻排在較後的位置,可以使用以下的方法來將工作分類︰

 

工作時間管理
工作時間管理

 

「緊急而且重要」的工作一定要先做好,然後到「緊急但不重要」的工作,但不可以浪費太多時間在這些緊急的工作上,因為「不緊急但重要」才是真正需要全心全力投入的工作。

大多「緊急」工作是事前未經規劃,是屬於計劃以外的工作,如果一直有太多「緊急」事件需要處理,可以向上司反映,合力找出導致這些緊急事件的根源,然後改善問題所在。

至於「不緊急也不重要」的工作?沒有工作可做才處理吧!

 

充足的休息時間

你知道嗎?人不像機器一樣可以 24 小時不停運作,人如果一直沒有充足的休息時間,工作效率是會愈來愈低的,所以要確保在工作過後,有充足的睡眠令身體回復最佳狀態。

睡眠對於我們來說非常重要,人一生大約花費 3 分 1 的時間在睡眠上,沒有睡眠會令身體出現奇怪的症狀,更嚴重的是會導致死亡,而大部份人 1 天的最佳睡眠時間是 8 小時。

 

集中注意力

現在我們身處在資訊爆炸的年代,我們每天也要接收大量由社交平台或即時通訊軟件的通知,很多時令我們不能好好地投入工作,很容易受這些訊息而打擾,所以在工作時,可以將手機暫時關掉,以防受訊息打擾而不能集中在處理工作上。

也可以使用番茄鐘工作法來令自己更加專注在工作上。

 

專注在一件工作上

人的大腦沒有多核心的功能,人的大腦只能將不斷打斷及切換來模仿同時處理工作,其實人只能集中處理一件事情,並不是真的「同時」執行工作,而且大腦要集中運行一段時間才能夠達到最佳化,不斷打斷又切換的模式令大腦沒辦法集中處理一件事情。

 

分解複雜問題

在職場上經常面對巨大而複雜的問題,這時候可以將這些複雜的問題分解成多個小問題,然後遂個解決,這樣比較好分工,也更容易處理。

 

將工作交托他人

人類能夠發展出今天的文明,是因為人類擅長合作,合作帶來的力量比起單打獨鬥強得多,所以有些工作可以分配給其他人做就盡量分配出去,自己可以選擇處理最核心的工作,然後待工作成果出來後再整合到一起。

 

定期檢討工作

定期檢討是一個重要的過程,因為只有通過檢討才能找出處理得不好的部份,要針對性地改善這些部份才能令自己的工作效率愈來愈高,就好像運動員的練習檢討一樣,刻服弱點令自己更加強大。

 

設定目標

人在沒有目標情況下很容易迷失,只有設定具體的目標才能令自己走在正確的路上,例如可以設定成 6 個月後營業額提高 5%,或 3 個月後顧客滿意度提升 10% 等等,在此期間要想盡辨法地令自己的目標達成。

 

先計劃後行動

做所有事情也是一樣,不要衝動行事,很多時匆忙想出的解決方法也不是最好的,一頭栽進去後,到一半才發現會產生其他問題時就太遲了,你應該要在事前列出多個解決方法,並從中選一個最好的解決辦法。

 

虛心學習

人人也有擅長與不擅長的事情,你應該要虛心向其他同事請教並學習他們的處事方式,而不是像一頭牛一樣只懂埋頭苦幹的做,別人可能有更好的方法可以節省工作上的大量時間。

 

結語

要提升工作效率不是憑努力,而是憑腦力,只有思維上的改變才能真正令你提高工作效率。

 

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