行政秘書

崗位職責：

 

行政與商務支持

 

負責高管的日程安排、會議籌備及差旅行程管理，撰寫會議紀要與業務報告。

 

維護辦公環境與資產，管理部門行政預算與費用報銷流程。

 

採購與供應鏈協調

 

獨立執行實驗儀器、耗材及關鍵物料的採購流程，包括供應商尋源、談判、合同擬定與訂單管理。

 

監控採購物料的交付進度，並協調處理到貨驗收及異常問題。

 

進出口關務操作

 

主導實驗設備及相關物料的進出口事務，負責與貨代、報關行對接，準確製備報關單證。

 

確保進出口活動符合法規要求，及時更新物流與清關狀態，並向內部團隊同步資訊。

 

設備與資產管理

 

建立並維護實驗儀器設備台賬，統籌安排定期校準、維護及維修工作。

 

協助制定儀器操作規範與管理流程，支持實驗室合規高效運行。

 

任職要求：

 

大專及以上學歷，商務管理、國際貿易、物流或理工科相關專業優先。

 

具備優秀的普通話溝通能力，能勝任跨部門、跨地區及與外部合作夥伴的商務對接。

 

能夠接受 occasional 出差安排，協助處理區域採購、供應商審核或設備驗收等外勤任務。

 

熟悉進出口流程與採購管理，具備一年以上相關崗位經驗，有實驗儀器行業支持經驗者尤佳。

 

工作嚴謹、思維縝密，能熟練使用Office辦公軟體，具備基礎數據分析與報告撰寫能力。